Sau 2 tháng chạy thử nghiệm Phần mềm Văn phòng điện tử (SmartOffice), từ ngày 05/01/2015, UBND huyện Khoái Châu đã chính thức ứng dụng phần mềm  SmartOffice của Công ty cổ phần phần mềm Phương Đông (OrientSoft) vào công tác quản lý, điều hành tại tất cả các phòng ban chuyên môn và Lãnh đạo UBND huyện

Khi sử dụng phần mềm Văn phòng điện tử thì mọi văn bản đến và đi sẽ được quản lý bằng phần mềm. Văn thư cơ quan tạo văn bản đến, đính kèm file scan, vào sổ văn bản đến rồi luân chuyển cho Lãnh đạo, sau đó văn bản đến sẽ được phân công xử lý và luân chuyển tới các vị trí của cán bộ trong cơ quan.

 Khi được giao nhiệm vụ, chuyên viên lập hồ sơ công việc, đính kèm văn bản dự thảo trên máy tính, tạo phiếu trình trên phần mềm, đính kèm  văn bản đến và các tài liệu liên quan đến công việc xử lý (nếu có), hồ sơ sẽ được luân chuyển từ chuyên viên đến lãnh đạo phòng thông qua, Chánh Văn phòng kiểm duyệt, Lãnh đạo huyện ký duyệt rồi chuyển ra văn thư vào sổ công văn đi và phát hành.

(Quy trình xử lý hồ sơ công việc)

Công ty OrientSoft đã nâng cấp đồng thời thêm nhiều tính năng mới vào bản SmartOffice này. Ngoài phiên bản chạy trên máy tính, OrientSoft còn xây dựng phiên bản chạy trên các thiết bị thông minh (SmartPhone, Ipad, Iphone,…) có kết nối Internet.

(Giao diện truy cập trên SmartPhone)

Khi truy cập lần đầu trên thiết bị thông minh, người sử dụng chỉ cần gõ địa chỉ IP do cơ quan cung cấp sau đó đăng nhập theo tài khoản và mật khẩu được giao. Với phiên bản chạy trên thiết bị thông minh này Lãnh đạo có thể xử lý công việc tại bất kỳ địa điểm nào có internet, có thể vừa ngồi trên ôtô vừa xử lý công việc.

OSNews